Métropole du Grand Paris

ASSISTANT DE DIRECTION DE LA DGA H/F

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Entreprise

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Missions

La Direction Générale Adjointe « Directions opérationnelles » assure la mise en œuvre des politiques métropolitaines qui concourent au développement territorial, économique, environnemental et à l’aménagement territorial, à l’habitat, et aux grands projets.

Elle contribue à positionner la métropole comme l’acteur clé et le premier partenaire des communes, EPCI, services de l’Etat et acteurs du développement territorial dans ses champs de compétences.

Elle se compose du Conseil de développement (CODEV), de cinq directions et d’un pôle partagé d’assistantes ; elle rassemble 74 agents dont 64 de catégorie A, 7 de catégorie B et 3 de catégorie C.

Dans le cadre d'un remplacement,  la Direction Générale Adjointe recherche un(e) Assistant(e) de direction.

ACTIVITES DETAILLEES DU POSTE

-       Assurer le secrétariat particulier de la Directrice Générale Adjointe en lien avec le coordonnateur auprès de la DGA.

-       Gérer et coordonner la tenue de l’agenda de la DGA, organisation de ses déplacements, coordination avec l’agenda des Directeurs et du DGS.

-       Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour la DGA en recueillant les éléments des directions

-       Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, etc.)

-       Répartir et suivre la circulation des parapheurs, archiver les courriers sortants afin de disposer d’un suivi.

-       Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers

-       Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour, etc.

-       Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale adjointe

-       Suivre certains projets confiés par la Directrice Générale Adjointe en lien avec le coordonnateur

-       Classer et archiver les documents administratifs

 

Missions mutualisées MGP

Dans le cadre de la structuration de la Métropole, une journée par semaine soit 20% du temps de travail, hors circonstances exceptionnelles (maladies, congés…), est dédiée à un travail en équipe au sein du pôle assistanat directions opérationnelles pour assurer les tâches mutualisées suivantes :

-       Gestion des parapheurs et du courrier entrant et sortant de la Métropole.

-       Gestion du courrier est assurée via une application dédiée (Airs Courrier)

-       Gestion du standard et accueil physique des interlocuteurs de la Métropole

-       Assurer l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)

ENJEUX DU POSTE

-       Digitalisation et dématérialisation en cours : processus courrier, parapheurs électronique, gestion des bases de données de contacts via l’applicatif « Eudonet »

-       Offrir un professionnalisme et une réactivité reconnus dans un cadre de confidentialité

Profil

SAVOIRS ATTENDUS

Savoir

-       Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole

-       Maîtrise des techniques d’assistanat de direction

-       Techniques d’expression orale et écrite

-       Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

-       Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.

-       Maîtrise des procédures administratives

-       Connaissance de l’environnement public

-       Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.

 

Savoir faire

-       Organiser d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités

-       Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité

-       Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office

-       Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

-       Capacité à travailler en équipe

-       Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse

 

Savoir être

-       Très bonne expression orale

-       Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

-       Engagement, disponibilité

-       Rigueur, fiabilité et discrétion

-       Esprit d’initiative, proactivité

-       Réactivité et capacités d’adaptation

-       Organiser, gérer, anticiper

-       Evaluer des informations

-       Bonne présentation

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

-       Niveau d’étude souhaité : bac+2

-       Formation requise : assistanat de direction.  

-       Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans

MODALITES DE RECRUTEMENT

-          Dépôt de candidature (CV + Lettre de motivation) sur le site http://www.metropolegrandparis.fr/fr/emploi

-          Cadre de catégorie B., filière administrative, cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux

-          Recrutement statutaire, à défaut contractuel

-          Poste à pourvoir : dès que possible

-          Sujétions liées au poste : réunions, déplacements sur le territoire métropolitain

-          Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.