Métropole du Grand Paris

ASSISTANT AU SECRETARIAT PARTICULIER DU PRESIDENT ET DU DGS (H/F)

Postuler

Entreprise

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Missions

Le pôle assistanat présidence et direction générale recherche un(e) assistant(e) au secrétariat particulier du Président et du Directeur Général des Services.

ACTIVITÉS DETAILLÉES DU POSTE

-      Secrétariat du Président, du Directeur général des services et du Directeur de cabinet

-      Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, etc.

-      Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)

-      Répartir et suivre de la circulation des parapheurs

-      Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers

-      Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour, etc.

-      Publipostage – Mise sous plis

-      Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs, de la direction générale et de la présidence

-      Ouverture et tri du courrier arrivé

-      Assurer l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)

-      Classer et archiver les documents administratifs

-      Gestion des stocks fournitures, café, intendance quotidienne du pôle

ENJEUX DU POSTE

-      Le pôle assistanat de direction Présidence / Direction générale des services est composé de trois agents qui fonctionnent de façon collégiale

-      Le recrutement d’une troisième personne, en soutien et appui des secrétariats Présidence et Direction générale des services en poste, vise à compléter les actions du pôle et son renforcement

-      Offrir un professionnalisme et une réactivité reconnus dans un cadre de confidentialité

-      Digitalisation et dématérialisation en cours : processus courrier, parapheurs électronique, gestion des bases de données de contacts via l’applicatif « Eudonet »

Profil

SAVOIRS ATTENDUS

 

·         Savoir

-      Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole

-      Maîtrise des techniques d’assistanat de direction

-      Techniques d’expression orale et écrite

-      Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

-      Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.

-      Maîtrise des procédures administratives

-      Connaissance de l’environnement public

-      Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.

·         Savoir faire

-      Organiser d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités

-      Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité

-      Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office

-      Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

-      Capacité à travailler en équipe

-      Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse.

·         Savoir être

-      Très bonne expression orale

-      Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

-      Engagement, disponibilité

-      Rigueur, fiabilité et discrétion

-      Esprit d’initiative, proactivité

-      Réactivité et capacités d’adaptation

-      Organiser, gérer, anticiper

-      Évaluer des informations

-      Bonne présentation

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS DU POSTE

-      Allier rigueur et vitesse d’exécution,

-      Faire preuve d’initiative et d’anticipation,

-      Être un point de convergence entre les responsables et les services de la Métropole,

-      Connaître les modes de fonctionnement d’une collectivité territoriale,

-      Pragmatisme, rigueur, sens de l’adaptation,

-      Qualités relationnelles.

-      Posséder une expérience professionnelle avérée et réussie dans l’assistanat de direction au service des élus et des dirigeants des collectivités / organisations publiques.

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

-         Niveau d’étude souhaité : bac+2

-         Formation requise : assistanat de direction.  

-         Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 2 ans

MODALITÉS DE RECRUTEMENT

-          Dépôt de candidature (CV + Lettre de motivation) sur le site http://www.metropolegrandparis.fr/fr/emploi

-          Catégorie B, filière administrative, cadre d’emploi des rédacteurs

-          Recrutement statutaire, à défaut contractuel

-          Sujétions liées au poste : plages horaires du poste à pourvoir à organiser avec les deux autres assistantes pour offrir des plages quotidiennes étendues au niveau du pôle

-          Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.