Métropole du Grand Paris

ASSISTANT ADMINISTRATIF – PROJET PMHH H/F

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Entreprise

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Missions

Dans le cadre d’un accroissement temporaire d’activité la Direction de l’habitat et du logement recherche un(e) Assistant(e) administratif pour une période de 6 mois minimum.

ACTIVITÉS DETAILLÉES DU POSTE

-       Suivi du courrier arrivée et départ : rédaction de courriers type, mise en forme et prise en compte des corrections, suivi des courriers et parapheurs dans le circuit de validation, tableau de bord de suivi…, Envois massifs de notifications, dossiers, chargement de clés USB… (400 envois)

-       Constituer des dossiers de réunions et reprographie

-       Création d’une base de contacts PMHH (envois techniques et politiques) en lien avec Eudonet

-       Gestion et suivi des notifications du projet de PMHH aux PPA : mise en place d’un tableau de suivi, recueil des recommandés et ultérieurement réception des avis

-       Suivi administratif de la préparation, du suivi et des conséquences de la concertation  du PMHH

-       Élaboration de tableaux Excel pour le suivi du PMHH, préparation de présentations et visuels pour les différentes réunions, liens avec l’AMO en charge de l’élaboration du PMHH et la Direction de la communication

-       Appui à l’organisation de réunions de l’équipe -projet PMHH ainsi que toute autre réunion, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus à la demande de la directrice

-       Assurer la mise en état des dossiers de réunions, rendez-vous en recueillant les éléments nécessaires

-       Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)

-       Appui de la direction à l’organisation des commissions thématiques, réunions diverses

 ENJEUX DU POSTE

-       Assurer le suivi juridique, matériel et organisationnel de la procédure du PMHH et plus largement des aspects administratifs de la direction

-       Assurer la dématérialisation / digitalisation des outils de la direction et assister la direction sur la gestion des outils partagés de la MGP (gestion des bases de données de contacts, courriers, parapheur électronique…).

-       Permettre le suivi de l’ensemble des dossiers administratifs.

Profil

SAVOIRS ATTENDUS

 

Savoir

-       Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole

-       Bonne maîtrise des outils nécessaires : suite des logiciels Office, outils de gestion et de suivi, messagerie, logiciels de visioconférence, etc.

-       Techniques d’expression orale et écrite

-       Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

-       Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.

-       Maîtrise des procédures administratives

-       Connaissance de l’environnement public

-       Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.

Savoir faire

-       Organiser d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités

-       Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité

-       Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office

-       Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

-       Capacité à travailler en équipe

-       Aptitude à la précision de l’information

-       Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse

Savoir être

-       Bonne présentation

-       Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

-       Engagement, disponibilité

-       Réactivité et adaptabilité vis-à-vis des collaborateurs et des usagers.

-       Coopération et transversalité, écoute active, en interne comme en externe.

-       Rigueur, fiabilité et discrétion

-       Esprit d’initiative, proactivité

-       Gérer, anticiper

-       Évaluer des informations

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS DU POSTE

-       Allier rigueur et vitesse d’exécution,

-       Faire preuve d’initiative et d’anticipation,

-       Être un point de convergence entre les responsables et les services de la Métropole,

-       Connaître les modes de fonctionnement d’une collectivité territoriale,

-       Pragmatisme, rigueur, sens de l’adaptation,

-       Qualités relationnelles.

MODALITÉS DE RECRUTEMENT

-       Dépôt de candidature (CV + Lettre de motivation) sur le site www.metropolegrandparis.fr/fr/emploi

-       Cadre de catégorie B, filière administrative, Rédacteur territorial

-       Recrutement sur un contrat à durée déterminée au titre d’un accroissement temporaire d’activité

-       Durée de la mission : 6 mois. Dans le cadre du développement de la métropole, le poste et la durée de la mission peuvent évoluer.

-       Poste à pourvoir dès que possible

-       Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.