ASSISTANT DE DIRECTION - DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES (H/F)

La Direction des Affaires Juridiques recherche, dans le cadre d'une création de poste son ou sa futur(e) assistant(e).

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice, la personne recruté(e) aura pour principales missions de :

-       Assurer l’assistanat de direction de la Directrice, des deux chefs de service et de la cheffe d’équipe : gérer et coordonner les agendas, élaborer les fonds de dossier des réunions, organiser les rendez-vous, évènements et en assurer l’organisation matérielle… ;

-       Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, relevés de décisions…) ;

-       Participer aux réunions et élaborer des comptes-rendus ;

-       Assurer le classement et l’archivage des courriers et dossiers ;

-       Répartir et suivre la circulation des parapheurs ;

-       Tenir à jour les fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour ;

-       Assurer l’accueil téléphonique de la Direction et ses services ;

-       Participer au suivi de certains projets confiés en propre par la Directrice, les deux chefs de service et de la cheffe d’équipe.

Plus spécifiquement, l’assistant(e) de direction sera amené(e) à travailler dans les domaines suivants :

Au titre du pôle Instances (en lien avec la cheffe d’équipe) :

-       Aider à la préparation du calendrier des instances métropolitaines ;

-       Participer à l’organisation des instances métropolitaines : en lien la cheffe d’équipe et les agents du pôle, solliciter les services afin de recueillir la remontée des points à proposer à ces instances, suivre la circulation des pochettes, préparer le matériel pour l’organisation des séances ;

-       Télétransmettre les actes administratifs et notification aux directions, tenue des registres et relance des directions ;

-       Assurer la publication de l’ensemble des actes administratifs sur le site internet ;

-       Recenser, classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du pôle ;

-       Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande émis par le pôle.

Au titre du service Conseil Contentieux (en lien avec la cheffe du service conseil contentieux) :

-       Consolider et mettre à jour les modèles de documents ;

-       Recenser, classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du service ;

-       Assurer le suivi des dossiers assurance en l’absence de la gestionnaire assurance ;

-       Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande émis par le service.

Au titre du service Achats (en lien avec le chef du service commande publique) :

-       Assurer les convocations de la commission d’appel d’offres et de la commission de délégation de services publics (préparation, envoi, suivi, relance téléphonique des élus, réservation des salles) et leur programmation ;

-       Assurer un suivi de l’archivage des dossiers de marchés publics via les outils dédiés ;

-       Participer à la rédaction de notes et guides de procédure.

SAVOIRS ATTENDUS

-       Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole

-       Maîtrise des techniques d’assistanat de direction, d’expression orale et écrite (rédaction et mise en forme de notes, comptes rendus, courriers, tenue d'agenda etc...)

-       Maîtrise des procédures administratives

-       Maîtrise des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi

-       Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office

-       Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

-       Engagement, disponibilité

-       Respect rigoureux des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

-        Niveau d’étude souhaité : bac+2

-       Formation requise : assistanat de direction.  

-       Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans

MODALITES DE RECRUTEMENT

-          Catégorie B, filière administrative, cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux ou catégorie C, adjoint administratif

-          Recrutement statutaire, à défaut contractuel (CDD 1 an)

-          Poste à pourvoir dès que possible

CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES

-          Temps de travail : 40h / semaine

-          Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois

-          Régime indemnitaire attractif + CIA sur objectifs individuels et collectifs

-          Nouveaux locaux agréables et très bien équipés

-          Restaurant inter entreprise au sein du bâtiment + accès au restaurant municipal de la ville de Paris

-          Participation aux frais de mutuelle

-          Forfait mobilité durable pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette, voiture électrique…)

-          CNAS