Métropole du Grand Paris

ASSISTANT DE DIRECTION DU DGA RESSOURCES (H/F)

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Entreprise

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

La DGA Ressources compte les trois directions ressources de la métropole et assure au travers de celles-ci le bon fonctionnement des moyens et services rendus :

- Direction des Ressources Humaines et des Moyens (20 agents)

                - Service Ressources Humaines

                - Service Systèmes d’Information

                - Service Moyens généraux

- Direction des Finances (7 agents)

                - Pôle Budget et comptabilité

                - Pôle Flux financiers

- Direction des Affaires Juridiques (11 agents)

                - Pôle « Juridique & Assemblées »

                - Pôle « Commande publique »

Le directeur général adjoint pilote les trois directions ressources et assure la fonction de directeur des finances à part entière.

Missions

Dans le cadre d'un remplacement la Directrice Générale Adjointe recherche un(e) assistant(e).

ACTIVITES DETAILLEES DU POSTE

-          Assurer le secrétariat particulier de la Directrice Générale Adjointe.

-          Gérer et coordonner la tenue de l’agenda de la DGA, organisation de ses déplacements, coordination avec l’agenda des Directeurs et du DGS.

-          Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour la DGA en recueillant les éléments des directions.

-          Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, etc.)

-          Répartir et suivre la circulation des parapheurs, archiver les courriers sortants afin de disposer d’un suivi.

-          Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers. Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour, etc.

-          Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale adjointe.

-          Suivre certains projets confiés par la Directrice Générale Adjointe en lien avec le coordonnateur.

 ENJEUX DU POSTE

-      Digitalisation et dématérialisation en cours : processus courrier, parapheurs électronique, gestion des bases de données de contacts via l’applicatif « Eudonet »

-      Offrir un professionnalisme et une réactivité reconnus dans un cadre de confidentialité

-      Classer et archiver les documents administratifs.

Profil

SAVOIRS ATTENDUS

 ·         Savoir

-      Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole

-      Maîtrise des techniques d’assistanat de direction

-      Techniques d’expression orale et écrite

-      Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

-      Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.

-      Maîtrise des procédures administratives

-      Connaissance de l’environnement public

-      Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.

 

·         Savoir faire

-      Organiser d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités

-      Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité

-      Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office

-      Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

-      Capacité à travailler en équipe

-      Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse

·         Savoir être

-      Très bonne expression orale

-      Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

-      Engagement, disponibilité

-      Rigueur, fiabilité et discrétion

-      Esprit d’initiative, proactivité

-      Réactivité et capacités d’adaptation

-      Organiser, gérer, anticiper

-      Evaluer des informations

-      Bonne présentation

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

-         Niveau d’étude souhaité : bac+2

-         Formation requise : assistanat de direction.  

-         Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans

MODALITES DE RECRUTEMENT

-          Catégorie B, filière administrative, cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux

-          Recrutement statutaire, à défaut contractuel

-          Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.