Métropole du Grand Paris

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

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Entreprise

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Missions

Dans le cadre d'un surcroit d'activité la direction de la Cohérence Territoriale et de l’Information Géographique, qui est composée de deux pôles, le pôle « Cohérence territoriale » et le pôle « Information géographique et observatoire territorial », recherche un(e)Assistant(e) administratif(ive).

ACTIVITES DETAILLEES DU POSTE

-         Suivi du courrier arrivée et départ : rédaction de courriers type, suivi des courriers et parapheurs dans le circuit de validation, tableau de bord de suivi…,

-         Envois conséquents de notifications, dossiers, chargement de clés USB

-         Constituer des dossiers de réunions et reprographie

-         Création d’une base de contacts (Eudonet)

-         Mise en place d’un tableau de suivi, recueil des recommandés et ultérieurement réception des avis

-         Suivi administratif de la préparation, du suivi et des suites de l’enquête publique du SCoT

-         Elaboration de tableaux Excel pour le suivi du SCoT, préparation de présentations et visuels pour les différentes réunions

-         Appui à l’organisation de réunions de l’équipe-projet SCoT ainsi que toute autre réunion, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus

-         Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)

-         Appui de la direction à l’organisation des commissions thématiques, réunions diverses

OBJECTIFS ET ENJEUX DU POSTE

-         Assurer le suivi juridique, matériel et organisationnel de la procédure de SCoT et plus largement des aspects administratifs de la direction

-         Assurer la dématérialisation / digitalisation des outils de la direction et assister la direction sur la gestion des outils partagés de la MGP (gestion des bases de données de contacts, courriers, parapheur électronique…).

-        Permettre le suivi de l’ensemble des dossiers administratifs.

Profil

SAVOIRS ATTENDUS

 

·         Savoir

-      Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole

-      Techniques d’expression orale et écrite

-      Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

-      Rédaction de comptes rendus, courriers, etc.

·         Savoir faire

-         Bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

-         Organisation d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités

-         Rédaction, préparation de documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité

-         Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office et des applicatifs métier (gestionnaire de Courrier, de contacts…

-         Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

-         Capacité à travailler en équipe

-         Bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse

 

·         Savoir être

-      Bonne présentation

-      Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

-      Engagement, disponibilité

-      Réactivité et adaptabilité vis-à-vis des collaborateurs et des usagers.

-      Coopération et transversalité, écoute active, en interne comme en externe.

-      Rigueur, fiabilité et discrétion

-      Esprit d’initiative, proactivité

-      Gérer, anticiper

-      Evaluer des informations

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE ET EVOLUTION ENVISAGEABLE

-         Niveau d’étude souhaité : Bac +2

-         Formation requise : Assistanat de direction, assistant manager

-         Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : entre 1 et 3 ans sur des fonctions similaires

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS DU POSTE

-         Allier rigueur et vitesse d’exécution,

-         Faire preuve d’initiative et d’anticipation,

-         Être un point de convergence entre les responsables et les services de la Métropole,

-         Connaître les modes de fonctionnement d’une collectivité territoriale,

-         Pragmatisme, rigueur, sens de l’adaptation,

-         Qualités relationnelles.

MODALITES DE RECRUTEMENT

-      Dépôt de candidature (CV + Lettre de motivation) sur le site www.metropolegrandparis.fr/fr/emploi

-      Cadre de catégorie B, filière administrative

-      Recrutement sur un contrat à durée déterminée au titre d’un accroissement temporaire d’activité

-      Durée de la mission : 6 mois. Dans le cadre du développement de la métropole, le poste et la durée de la mission peuvent évoluer.

-      Poste à pourvoir dès que possible

-      Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.