Métropole du Grand Paris

ASSISTANT DE DIRECTION DRHM H/F

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Entreprise

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

La Direction des Ressources Humaines et des Moyens est en charge de l’organisation des services. Elle est composée de trois services :

Le service « Ressources humaines » met en œuvre la politique RH et les moyens dédiés, procède aux recrutements, gère la mobilité, la gestion administrative et la paie, le développement des compétences et du management, organise la concertation et le dialogue social. Il gère également les moyens des groupes ainsi que les indemnités des élus.

Le service « Systèmes d’information » pilote le Schéma Directeur des Systèmes d’Information, gère la stratégie et la sécurité des systèmes d’information, les parcs matériel et réseaux informatiques, la téléphonie, la dématérialisation des outils en lien avec les directions métier.

Le service « moyens généraux » gère la logistique et les moyens internes de la Métropole, le fonctionnement du siège et des sites métropolitains, les questions immobilières et bureaux et pilote les processus courrier, accueil, standard.

Missions

Dans le cadre du développement de la métropole, la DRHM recherche pour renforcer son équipe, un(e) assistant(e) de direction pour une mission de 1 an. Le poste et la durée de la mission peuvent évoluer et être pérennisé.

Missions principales :

-        Assurer l’assistanat de direction du directeur et des trois chefs de service

-        Gérer et coordonner les agendas du directeur et des chefs de service

-        Elaborer les dossiers de réunions, rendez-vous, évènements pour le directeur et les chefs de service

-        Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, relevés de décisions, comptes rendus de réunion ; classer et archiver les courriers et dossiers)

-        Répartir et suivre la circulation des parapheurs

-        Planifier les réunions en assurer l’organisation matérielle

-        Participer aux réunions et rédiger des comptes-rendus

-        Tenir à jour les fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour…

-        Assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs pour les contacts pris avec les services de la direction

-        Participer au suivi de certains projets confiés par le Directeur

Profil

SAVOIRS ATTENDUS

 

Savoir

-        Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole

-        Maîtrise des techniques d’assistanat de direction

-        Techniques d’expression orale et écrite

-        Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, …

 

Savoir faire

-        Gestion des agendas, organisation des réunions, coordination des événements, etc.

-        Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus.

-        Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

-        Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office

-        Capacité à travailler en équipe

-        Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse

 

Savoir être

-        Engagement

-        Organisé

-        Disponibilité

-        Rigueur

-        Fiabilité

-        Esprit d’initiative – proactivité

-        Réactivité et capacités d’adaptation

-        Autonomie

-        Curiosité intellectuelle, capacité à être force de proposition

-        Capacité d’adaptation face à ses différents interlocuteurs et intelligence des situations

 CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

-        Niveau d’étude souhaité : bac+2

-        Formation requise : Assistanat de direction, assistant manager

-        Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 1 à 3 ans sur des fonctions similaires