ASSISTANT DE DIRECTION DRHM - CDD 1 an H/F
Description
Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.
Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.
La Direction des Ressources Humaines et des Moyens est en charge de l’organisation des services. Elle est composée de trois services :
Le service « Ressources humaines » met en œuvre la politique RH et les moyens dédiés, procède aux recrutements, gère la mobilité, la gestion administrative et la paie, le développement des compétences et du management, organise la concertation et le dialogue social. Il gère également les moyens des groupes ainsi que les indemnités des élus.
Le service « Systèmes d’information » pilote le Schéma Directeur des Systèmes d’Information, gère la stratégie et la sécurité des systèmes d’information, les parcs matériel et réseaux informatiques, la téléphonie, la dématérialisation des outils en lien avec les directions métier.
Le service « moyens généraux » gère la logistique et les moyens internes de la Métropole, le fonctionnement du siège et des sites métropolitains, les questions immobilières et bureaux et pilote les processus courrier, accueil, standard.
Mission
Dans le cadre du développement de la métropole, la DRHM recherche pour renforcer son équipe, un(e) assistant(e) de direction pour une mission de 1 an. Le poste et la durée de la mission peuvent évoluer et être pérennisés.
Missions principales :
Assurer l’assistanat de direction du directeur et des trois chefs de service
Gérer et coordonner les agendas du directeur et des chefs de service
Elaborer les dossiers de réunions, rendez-vous, évènements pour le directeur et les chefs de service
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, relevés de décisions, comptes rendus de réunion ; classer et archiver les courriers et dossiers)
Répartir et suivre la circulation des parapheurs
Planifier les réunions en assurer l’organisation matérielle
Participer aux réunions et rédiger des comptes-rendus
Tenir à jour les fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour…
Assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs pour les contacts pris avec les services de la direction
Participer au suivi de certains projets confiés par le Directeur
Profil
SAVOIRS ATTENDUS
Savoir
Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole
Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
Techniques d’expression orale et écrite
Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, …
Savoir faire
Gestion des agendas, organisation des réunions, coordination des événements, etc.
Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus.
Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office
Capacité à travailler en équipe
Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
Savoir être
Engagement
Organisé
Disponibilité
Rigueur
Fiabilité
Esprit d’initiative – proactivité
Réactivité et capacités d’adaptation
Autonomie
Curiosité intellectuelle, capacité à être force de proposition
Capacité d’adaptation face à ses différents interlocuteurs et intelligence des situations
CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE
Niveau d’étude souhaité : bac+2
Formation requise : Assistanat de direction, assistant manager
Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 1 à 3 ans sur des fonctions similaires
Poste à pourvoir dès que possible
Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.
Télétravail (1 jour/semaine à partir de 6 mois d'ancienneté)
Accès au restaurant municipal de la ville de Paris et à celui de la CDC
Participation annuelle aux frais de mutuelle
CNAS
Lieu de travail : Métropole du Grand Paris – 15/19 avenue Pierre Mendès France – 75013 PARIS